Actieplan Verscherpt Toezicht

Het rapport van Audit Vlaanderen van eind december 2022 bevat twee aanbevelingen. De minister van binnenlands bestuur Bart Somers vroeg aan de gouverneur van Vlaams-Brabant om naar aanleiding van de resultaten van die audit verscherpt toezicht uit te oefenen.

Daarom heeft de gouverneur aan het lokaal bestuur van Herent gevraagd een actieplan op te stellen om tegemoet te komen aan de twee aanbevelingen in het rapport.

Dit actieplan is klaar en bevat volgende actiepunten:

Aanbeveling 1. Lokaal bestuur Herent neemt sensibiliserende initiatieven naar haar politieke mandatarissen en personeelsleden, teneinde mogelijke belangenvermenging maximaal te vermijden:

Actie 1. De deontologische code voor mandatarissen wordt aangepast en verduidelijkt waar nodig. Elke mandataris onderschrijft deze deontologische code. Voorafgaand worden de raadsleden hierover terdege geïnformeerd.

Actie 2. In overleg met ABB het begrip belangenvermenging zoveel als mogelijk verduidelijken.

Actie 3. De deontologische code wordt opnieuw onder de aandacht gebracht door middel van het verspreiden van cartoons (vb. rond aannemen van geschenken) en infosessies. Deze procedure wordt jaarlijks herhaald voor de nieuwe medewerkers en mandatarissen als onderdeel van het standaard introductiepakket voor het personeel en de mandatarissen.

Actie 4. De meest kwetsbare functies voor integriteitsrisico worden in kaart gebracht.

Actie 5. Voor de meest kwetsbare functies voor integriteitsrisico worden er bijkomende, gerichte sensibiliseringsacties uitgewerkt. Dit kan gaan om het verspreiden van informatie (folder,…) rond integriteit, dilemmatraining of andere manieren om dit thema bespreekbaar te maken.

Aanbeveling 2. Lokaal bestuur Herent neemt maatregelen om te verzekeren dat voor elk aankoopdossier de verantwoordelijkheid voor het toepassen van de interne procedures en het bewaken van de conformiteit met de toepasselijke wetgeving, eenduidig wordt toegewezen:

Actie 1. De recent opgerichte aankoopdienst behandelt de grotere aankoopdossiers en geeft advies bij kleinere aankoopdossiers. De aankoopdienst wordt uitgebreid met een tweede medewerker. Zo kunnen kleinere aankopen gebundeld worden via raamcontracten die door de aankoopdienst gegund worden.

Actie 2. Er wordt door Audio een organisatiescan uitgevoerd (voorjaar 2023) waarbij de sterke punten en de knelpunten van diverse processen worden geanalyseerd. De aankoopprocedure maakt hier onderdeel van uit en hiermee zal ook gestart worden. De focus op het toewijzen van rollen en verantwoordelijkheden zal hierin meegenomen worden. Na deze analyse zullen ook een aantal verbeteracties worden voorgesteld.

Actie 3. De aankoopprocedure wordt geoptimaliseerd en verduidelijkt in functie van de vastgestelde knelpunten uit de organisatiescan (zie actie 2). Hierbij worden ook de rollen en verantwoordelijkheden vastgelegd, evenals de nodige controlemechanismen.

Actie 4. We organiseren een strikte controle op de dossiers met een financiële impact en/of mogelijke belangenvermenging, voorafgaand aan de agendering ervan op de politieke organen.

De verschillende diensten gaan nu aan de slag om deze actiepunten uit te voeren.

Er werd al een opvolggesprek ingepland in april 2023 om de opvolging van de aanbevelingen te evalueren.